Prefeitura de São Mamede implementa Projeto de Digitalização de documentos, confira:

O mundo está se modernizando cada vez mais em todas as áreas. E no universo dos arquivos não é diferente. As organizações públicas e privadas estão investindo cada vez mais na digitalização dos documentos. Entre os inúmeros benefícios de se ter um arquivo digital podemos citar: Acesso à informação com mais agilidade –  sem a necessidade de deslocamento  para outro ambiente; Redução da perda de documentos devido aos fatores tempo e natureza, além de fatores externos como incêndios;  Diminuição de prejuízos com a perda de documentos importantes; Redução das despesas e custos com materiais para escritório, Maior  sustentabilidade ambiental com a redução de documentos impressos, entre  muitos outros.

Pensando em trazer todas essas vantagens para a Prefeitura de São Mamede a Diretoria de Gestão de Pessoas optou por iniciar a digitalização dos arquivos da instituição.  Como explicou o diretor de Pessoal Zé Luiz Mineiro: “A necessidade da digitalização surgiu em função da falta de informações que nós encontramos inicialmente. Nós não encontrávamos as informações organizadas e isso era um problema, pois, perdia-se tempo. Então surgiu a iniciativa de providenciar a digitalização dos documentos,  principalmente  pela questão da melhoria da organização  e pela  aumento da praticidade de forma geral” – afirmou.

Segundo o Diretor de Pessoal, Zé Luiz Mineiro, as organizações procuram promover a digitalização buscando aumentar a transparência e melhorar o atendimento como um todo: “A transparência na administração, hoje é um tema muito importante e através da digitalização todos os participantes, no caso de um processo licitatório, por exemplo, tem um acesso mais fácil ao processo. A digitalização promove também uma melhoria na qualidade de  atendimento ao publico em geral,  pois as informações e as demandas como pesquisa de arquivos para aposentadorias tiveram maiores agilidades, e que só no de 2019 até o momento já foram protocolados no INSS cerca de 40 pedidos de aposentadorias, sendo desses 19 já concedidos, são frutos da digitalização de documentos dos arquivos da edilidade que facilitaram a pesquisa, afirmou   

O processo de digitalização na Prefeitura de São Mamede começou pelas folhas de pagamentos de 1955 até 1992, passando pelas despesas e receitas da secretaria de finanças dos anos de 2017 a 2019 e recentemente foi dado inicio a digitalização de todos os contra cheques que se encontram no arquivo, mas a intenção é estender para as demais secretarias para proporcionar um melhor atendimento ao cidadão em todos os setores.

Diretoria de Gestão de Pessoas/Prefeitura Municipal de São Mamede/PB