Prefeitura de São Mamede implementa Projeto de Digitalização de documentos, confira:
O mundo está se modernizando cada vez mais em todas as áreas. E no
universo dos arquivos não é diferente. As organizações públicas e privadas
estão investindo cada vez mais na digitalização dos documentos. Entre os
inúmeros benefícios de se ter um arquivo digital podemos citar: Acesso à
informação com mais agilidade – sem a necessidade de deslocamento
para outro ambiente; Redução da perda de documentos devido aos fatores tempo e
natureza, além de fatores externos como incêndios; Diminuição de
prejuízos com a perda de documentos importantes; Redução das despesas e custos
com materiais para escritório, Maior sustentabilidade ambiental com a
redução de documentos impressos, entre muitos outros.
Pensando em trazer todas essas vantagens para a Prefeitura de São Mamede
a Diretoria de Gestão de Pessoas optou por iniciar a digitalização dos arquivos
da instituição. Como explicou o diretor de Pessoal Zé Luiz Mineiro: “A
necessidade da digitalização surgiu em função da falta de informações que nós
encontramos inicialmente. Nós não encontrávamos as informações organizadas e
isso era um problema, pois, perdia-se tempo. Então surgiu a iniciativa de
providenciar a digitalização dos documentos, principalmente pela
questão da melhoria da organização e pela aumento da praticidade de
forma geral” – afirmou.
Segundo o Diretor de Pessoal, Zé Luiz Mineiro, as organizações procuram
promover a digitalização buscando aumentar a transparência e melhorar o
atendimento como um todo: “A transparência na administração, hoje é um tema
muito importante e através da digitalização todos os participantes, no caso de
um processo licitatório, por exemplo, tem um acesso mais fácil ao processo. A
digitalização promove também uma melhoria na qualidade de atendimento
ao publico em geral, pois as informações e as demandas como pesquisa
de arquivos para aposentadorias tiveram maiores agilidades, e que só no de 2019
até o momento já foram protocolados no INSS cerca de 40 pedidos de
aposentadorias, sendo desses 19 já concedidos, são frutos da digitalização de documentos
dos arquivos da edilidade que facilitaram a pesquisa, afirmou
O processo de digitalização na Prefeitura de São Mamede começou pelas
folhas de pagamentos de 1955 até 1992, passando pelas despesas e receitas da
secretaria de finanças dos anos de 2017 a 2019 e recentemente foi dado inicio a
digitalização de todos os contra cheques que se encontram no arquivo, mas a
intenção é estender para as demais secretarias para proporcionar um melhor
atendimento ao cidadão em todos os setores.
Diretoria de Gestão de Pessoas/Prefeitura Municipal de São Mamede/PB
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